Autor del Proyecto: Oliver Santana Martín.

Alumno Executive Master Project Management. Calificación obtenida 100/100.


El proyecto “Toma de datos, diseño, contratación, desarrollo, pruebas, puesta en marcha y transferencia del servicio de un software, para la gestión comercial de los servicios de abastecimiento y saneamiento de agua potable, en la empresa Aguas de Venezuela C.A, Caracas, Venezuela”


El origen del proyecto.

A partir de la adjudicación a AQASof, S.A. (la empresa) de un concurso público abierto internacionalmente por parte de Aguas de Venezuela, C.A. (el cliente). Aguas de Venezuela es una organización del sector público en el país venezolano.

Publicó la oferta en el marco de su “Plan Nacional de Modernización y Optimización deInfraestructuras y Sistemas de Información”. Con el objetivo de unificar los procedimientos, metodologías y estrategias para la gestión de todas las hidrológicas del país de las que es casa matriz.

AQASoft es una empresa experta en diseño y desarrollo de sistemas informáticos con más de 30 años de experiencia dando servicios de consultoría a empresas del sector del agua. Se presentó al concurso como parte de su plan estratégico 2017-2020 con el objetivo de expandir su área de negocio a los mercados emergentes de américa-latina.

El proyecto fue adjudicado:

Con la firma del pertinente contrato entre las partes el 15/05/2017.

Por una duración de 24 meses.

Con fecha de finalización el 30/06/2019.

Un importe total de 2.790.000 $.

El acta de constitución:

Tras la adjudicación el primer paso efectuado por AQASoft fue redactar el Acta de Constitución del Proyecto. Donde se definieron todos los aspectos relevantes del mismo.

Con la firma del acta de constitución del proyecto el 26/05/2017, el Director General de AQASoft D. Emilio López García (patrocinador del proyecto), designó a D. Oliver Santana Martín como Director del Proyecto (PM) y le concedió a autoridad requerida para su gestión.

Una vez aprobado el ACP, el Project Manager siguiendo los procesos de la metodología del PMBOK, comenzó la planificación del proyecto. Comenzando con la designación de un Equipo para la Dirección del Proyecto (PMT) que le ayudó en la ardua labor durante el transcurso del mismo.

El PMT se constituyó con 6 integrantes.

  • Un responsable de líneas base, cuya responsabilidad fue planificar y controlar el cumplimiento de las líneas base del proyecto, manteniendo informado en todo momento al PM de las desviaciones acontecidas.
  • Un responsable de Aseguramiento de la Calidad (QA) para la planificación y control de la calidad y su aseguramiento durante todas las fases del proyecto.
  • Un responsable de riesgos, un responsable de recursos humanos (RRHH).
  • Un responsable de contrataciones y un consejero legal completaron la lista.
  • Todos ellos junto con el PM se encargaron de completar el Plan para la Dirección del Proyecto tras el análisis exhaustivo de todos los aspectos implicados en el proyecto para cada una de las áreas de conocimiento.

El alcance del proyecto fue estructurado en 6 fases de gestión:

A partir de las cuales se esbozó la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT). Donde se dividió cada fase en entregables y paquetes de trabajo.

Con esta información desglosada, se procedió a listarlas actividades, su secuenciación, duración y asignación de recursos para obtener la estimación de tiempo y coste del proyecto total.

El plan se aprobó:

Una fecha de inicio del proyecto el 03/07/2017.

Una fecha de finalización prevista del 28/06/2019.

El presupuesto del proyecto:

Conforma la línea base incluyendo una reserva de contingencias del 10% se estableció en 2.151.138$.

A esta cantidad se le añadió un 10% de reserva de gestión por lo que el presupuesto total ascendió a 2.366.252$. Aproximadamente un 15% por debajo del precio de contratación y con el objetivo de mantener ese margen como beneficio al cierre.

Como política de recursos humanos:

Se priorizó la necesidad de realizar los trabajos con el personal propio de AQASoft en la medida de lo posible.

Las subcontrataciones no aplican en este proyecto por haberse limitado por contrato con el cliente. Por lo que las contrataciones se centraron en equipamiento y materiales y fueron planificadas por el responsable de contrataciones del PMT.

Se hizo hincapié en la planificación a la gestión de los riesgos:

Dada la incertidumbre existente en llevar a cabo las actividades en un país desconocido para la empresa.

A su vez el Project Manager asumió el rol de gestor de los interesados y responsable de comunicaciones, para asegurarse de llevar a cabo una eficiente gestión de estos.

Finalizada la planificación se inició la fase de ejecución y en paralelo la supervisión y control del proyecto:

Donde el PM y el PMT se encargaron de controlar las líneas base, sus desviaciones, solicitudes de cambio, riesgos detectados.

Todo ello con una labor diaria excepcional y llevando a buen puerto la planificación de las reuniones establecidas (semanales y mensuales).

Así como el sistema de reporte que mantuvo en todo momento informado a los principales actores interesados.

Se produjo un conflicto con la contratación del equipamiento a la empresa HARDSYS:

Al retrasarse en la entrega e incumplir el contrato suscrito entre las partes. Por lo que fue necesario aplicar una penalización que compensó la desviación en las líneas base.

Este inconveniente no afectó al transcurso del proyecto dada la holgura planificada en el bloque de plataforma tecnológica.

Las auditorías tanto internas como externas planificadas:

Fueron ejecutadas y superadas con alguna observación de mejora continua.

Lo que permitió mantener el nivel de calidad esperado durante la ejecución del proyecto hasta su finalización.

En cada fecha planificada de entrega parcial:

Se completó la entrega y aceptación por parte del cliente de los entregables acabados.

Lo cual permitió agilizar el cierre final del proyecto y el cobro de acuerdo con el plan de pago estimado inicialmente.

Finalizados todos los trabajos del proyecto, se procedió a efectuar los procesos de cierre:

El cliente aceptó el entregable final con fecha 05/07/2019.

Habiendo sido entregado y finalizado con 3 días de antelación a la fecha planificada, el 25/06/2019.

Para AQASoft, la ejecución del proyecto fue un éxito:

Con una valoración final de 9,68 puntos sobre 10.

Habiendo finalizado con 3 días de antelación.

Con ahorro de un 1,9% en costes respecto a lo planificado.

Se mantuvo al cliente satisfecho durante todo el desarrollo del proyecto y el patrocinador felicitó al PM, el PMT y, en general a todo el equipo del proyecto, por los objetivos conseguidos.