ESTRUCTURACIÓN DE UN NUEVO MODELO OPERATIVO Y COMERCIAL EN OPERACIONES DE MENSAJERIA NACIONAL A PARTIR DE LA TOMA DE DATOS, DISEÑO, CONTRATACIÓN, IMPLEMENTACIÓN, FORMACIÓN y TESTEO DE UN NUEVO SISTEMA CORE CON INTEGRACIÓN DE CELULARES TIPO SMARTPHONE EN LA EMPRESA QUICK HELP S.A.S, BOGOTÁ, COLOMBIA

Autor del Proyecto: David Pineda Poveda.

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Master: 100/100


Resumen Ejecutivo del Proyecto: “Estructuración de un nuevo modelo operativo y comercial en operaciones de mensajería nacional a partir de la toma de datos, diseño, contratación, implementación, formación y testeo de un nuevo sistema core con integración de celulares tipo smartphone en la empresa Quick Help S:A:, Bogotá, Colombia”.


El  proyecto responde a una necesidad comercial de sostenibilidad en el mercado.

Antes la ola de renovación tecnológica que vive el mundo en la actualidad todos los sectores están llamados a innovar y aplicar soluciones tecnológicas que permitan asegurar un buen panorama para que las ventas año a año crezcan.

El sector logístico no es ajeno al mismo, es por eso que hoy en día los grandes jugadores del negocio de paqueteo (Fedex, UPS, DHL) se encuentran a la vanguardia en modelos operativos y tecnológicos que permitan asegurar la trazabilidad del paquete en cada instante.

Este reto implica dotar a los mensajeros de última milla de elementos para asegurar la trazabilidad y es donde las terminales tipo Smartphone cobra importancia. Hoy en día los celulares controlan el movimiento y apalancan el crecimiento de distintos comercios, este será solo un uso más.

El acta de constitución del proyecto.

El ciclo de vida del proyecto en la fase de inicio cuenta con el Acta de constitución aprobada por el comité directivo, en la misma se definen los objetivos, criterios de éxito y presupuesto aprobado, el cual ascendía a € 4.100.000 + un margen del 10% para imprevistos.

La mayor parte del presupuesto se debe destinar a la compra de licencias de un software Transporting management system (TMS) y de terminales tipo smartphone. El acta se encuentra autorizada por el CEO Julian Caviedes Cardozo. El proyecto se faséa para facilitar el desarrollo del mismo centrando esfuerzos en trabajos concretos.

Las fases definidas en el Proyecto.

Toma de datos ✓ Diseño ✓ Contratación ✓ Implementación ✓ Testeo ✓ Formación ✓ Cierre.

En el Plan de dirección del proyecto (PDP) se definen la forma de gestionar el proyecto bajo la metodología dispuesta por el Pmbok 5.0.

En esta fase no se altera el presupuesto inicialmente autorizado, pero si una nueva distribución en función de los requerimientos funcionales, específicamente la remuneración del equipo de gestión.

El Plan de Dirección de Proyecto (PDP).

El PDP cuenta con cada uno de los apartados del PMBOK que se consideran convenientes para la gestión del proyecto y define cada estrategia prevista por el Project Manager Profesional (PMP) para lograr la consecución de los objetivos. Lo que no garantiza que no existan modificaciones sobre la línea base. Los cambios que se presentan sobre la línea base están documentados y autorizados por el Comité directivo.

La EDT del Proyecto.

También dentro del PDP se evidencia la elaboración de la EDT y actividades que nos permiten llegar a cada entregable con hitos claramente definidos:

✓ Informe de toma de datos ✓ Modelo operativo planteado ✓ Firma de contratos con proponentes ✓ Acta de implementación a satisfacción ✓ Acta de resultado de plan piloto ✓ Entrega de soportes de formación ✓ Acta de cierre oficial

En la etapa de ejecución y monitoreo.

Se presentan los resultados del avance del proyecto, sus desviaciones en términos de valor ganado.

La materialización de riesgos y el impacto sobre los costes del proyecto se controlan con la reserva de contingencia.

Se mantienen actualizados a los Stakeholders y se inicia un plan de formación del equipo enfocado en ediomas, análisis financiero y resolución de conflictos.

Para el cierre del proyecto.

Se entregan todas las actas firmadas por el comité directivo y se presenta un informe general de desviaciones de coste, alcance y tiempo.

En el coste se utiliza el presupuesto destinado en un 97%, el tiempo presenta una desviación de 5 meses contra la fecha de inicio. Todos los factores de desvío se sustentan con las respectivas actas de controles de cambio.