averiguar el alcance del proyecto
Consultoría

Un ejemplo sobre como conseguir averiguar el alcance del proyecto


Os pongo un ejemplo sencillo para que entendáis como conseguir encontrar el alcance del proyecto.


El ejemplo sobre como conseguir averiguar el alcance del proyecto es aquí y es ahora. El ejemplo es, … este artículo.

Cuando me propuse hacer este artículo (que forma parte de un curso), me plantee, inicialmente 4 cosas.

  1. la primera, cual iba a ser el contenido exacto del curso,
  2. la segunda, cuanto iba a durar el curso,
  3. la tercera, cual sería el precio razonable que los clientes estarían dispuestos a pagar por este curso,
  4. por supuesto, en todo momento, este artículo debía estar alineado con la estrategia global del master en dirección de proyectos, el mdap. Por lo que este artículo debía ser imagen y reflejo del master.

De momento, todo esto nos suena mucho, lo hemos visto en artículos anteriores. Alcance, tiempo, costes, estrategia, alineación.

¡Perfecto!, es muy buena señal que estemos confortables manejando estos conceptos y esta metodología de dirección de proyectos. Significa que ya comenzamos a ser capaces de manejar el lenguaje de un project manager profesional.

Es decir, antes de ponerme a trabajar  me tuve que plantear los objetivos del curso, el alcance del proyecto. ¿Cuál es el contenido idóneo que debe incluir?. ¿Que objetivos deben alcanzar las personas que asistan?. Está claro, ¿verdad?.

Necesitaba identificar el alcance concreto, cuanto más exacto mejor y, en base a ese alcance bien definido, tomar una serie de decisiones, como son:

  • la estructura y organización,
  • planificar los textos,
  • decidir cuantos capítulos lo componen,
  • que tipo de imágenes son más convenientes,

Es decir, planificar todos los trabajos necesarios y, luego una vez tomadas todas esas decisiones, ejecutar todos esos trabajos para conseguir el curso terminado.

Hasta ahora vamos muy bien.

  • Decidimos que queremos hacer,
  • luego, planificamos como lo vamos a hacer
  • hacemos todo lo que hemos planificado
  • y, ¡vuala! ya tenemos el artículo terminado.

Pero entonces empiezan las dificultades.

En todos los proyectos hay dificultades. Por eso los proyectos son tan divertidos y tan apasionantes.

Si no hubiera dificultades, un proyecto lo podría dirigir cualquiera y, créeme, no es el caso. Afortunadamente para ti y para mi que vivimos de la dirección de proyectos.

Las dificultades comienzan porque cuando reflexiono sobre los objetivos me doy cuenta que a este curso van a acceder miles y miles de personas de todo el mundo:

  • con formaciones variopintas,
  • con diferentes niveles de cualificación académica,
  • con diferentes grados de experiencia,
  • provinientes de diferente ramas del saber,
  • de diferentes sectores,
  • de diferentes países,
  • de diferentes culturas,
  • de diferentes religiones,
  • de diferentes niveles económicos,
  • con diferentes intereses, en fin, diferentes en todo.

Por lo tanto, ¿cómo unificar el alcance, los objetivos del curso, para dar satisfacción al mayor número posible de usuarios?.

¿Lo entendéis?. Ojalá el alcance de este curso fuera algo perfectamente definido y claro, ¡ojalá fuera así en todos los proyectos!. Pero lo realidad es que no lo es. Muchas veces, definir el alcance de nuestros proyectos, supone un gran trabajo que requiere de esfuerzo y de no poca habilidad y paciencia.

En este caso, es mi obligación como máximo responsable del curso:

  • analizar vuestros perfiles,
  • preguntarme quien eres,
  • tratar de comprenderte para, aún sin conocerte, tratar de ponerme en tu lugar,
  • investigar,
  • empatizar contigo,
  • preguntar a los compañeros que, en nuestro master en dirección de proyectos, imparten el módulo de fundamentos de la dirección de proyectos su opinión al respecto.

En fin, es mi obligación, recabar toda la información posible.

Preguntar a quien pueda saber -> depurar toda esa información -> analizarla -> tamizarla -> quintaesenciarla -> pasarla por el filtro de mi experiencia y, finalmente, decidir cual va a ser el alcance de este artículo.

Luego en base a ese alcance bien definido, elaborar un artículo que te satisfaga, tanto a ti, como al resto de las personas que van a leerlo.

¿Entiendes lo que quiero decir?.

A mi me hubiera encantado hablar contigo, conocerte personalmente para saber con certeza que quieres conseguir pero, simplemente, no era posible.

Esto lo puedo hacer con los alumnos del master executive en dirección de proyectos. Porque en un año nos llegamos a conocer perfectamente, aunque la mayoría residen en Centroamérica y Sudamérica. Pero cuando he preparado este artículo no te conocía personalmente.

¿Lo entiendes?. No es que tu no me hayas querido decir lo que quieres, que más hubieras querido tu. No es que yo no lo haya querido saber, que más hubiera querido yo. A los dos nos hubiera encantado, es que, simplemente, no era posible.

Esto mismo es lo que ocurre en muchos proyectos.

Pues bien, esto es lo que ocurre en muchísimos proyectos. No sabes exactamente lo que tu cliente quiere y, por lo tanto, te va a tocar averiguarlo.

Porque tu cliente sabe lo que quiere pero:

  • no sabe como lo quiere,
  • o tiene una idea aproximado pero no definida de lo que quiere,
  • o sabe lo que quiere pero según avanza el proyecto va descubriendo cosas que le hacen cambiar de opinión,
  • o porque algo le hace ampliar su visión inicial, en fin, dan igual las razones.

Como Project manager tendrás que averiguar lo que tu cliente quiere realmente:

Con lo que te tienes que quedar es que en muchos casos, como Project manager, tendrás que averiguar lo que tu cliente quiere realmente y, así, poder fijar el alcance del proyecto.

Porque, nunca lo olvides, como director del proyecto, te van a medir por el resultado del proyecto.

Ni que decir tiene que si no conoces, antes o después, por un medio u otro, lo que tu cliente espera conseguir con el proyecto, simplemente, es imposible que se lo puedas dar. Consecuentemente, tu proyecto y tu, habréis fracasado.

Estoy convencido de que ya entiendes la importancia suma de definir el alcance del proyecto con exactitud y precisión.

Hemos afirmado que el Project manager es el que consigue la satisfacción del cliente. Bien, pues sin entregar al cliente lo que el cliente quiere, no hay satisfacción posible.

Todo el proyecto depende de que hayamos identificado plenamente el alcance del proyecto.

Mas adelante, veremos que tenemos una serie de procesos en los que nos apoyarnos para conseguir identificar el alcance del proyecto. Pero quiero dejaros claro que, en lo que a la definición del alcance del proyecto se refiere, el arte, soy consciente de que he dicho arte, la habilidad y la perspicacia del director de proyecto, es vital.

 

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